Quanto è importante la scelta della giusta location per il successo di un evento?
La location è essenziale: è il punto da cui tutto parte. Tutti noi, quando prendiamo parte a un evento, notiamo per prima cosa il posto in cui ci troviamo. Sulla location si costruisce l’intera cornice dell’evento, l’atmosfera, l’impressione che questo creerà negli ospiti. Senza contare il fatto che una location che non abbia le caratteristiche fisiche e logistiche per adattarsi all’evento in questione rischierà di creare autentici disagi ai partecipanti. Scegliere la location giusta quando si organizza un evento significa essere già almeno a metà dell’opera.
Nella scelta della location, sono moltissime le variabili che entrano in gioco, ma le prime considerazioni da fare sono senza dubbio relative alle dimensioni dell’evento e al budget. Una location deve essere prima di tutto adatta a contenere il numero di invitati che si prevedono, ma non risultare troppo ampia, per evitare il senso di “vuoto” che farebbe sembrare l’evento poco riuscito. Una buona location deve essere anche tecnicamente adatta a supportare il tipo di evento che si vuole organizzare. Ci sono poi tutta una serie di altre considerazioni, riferite sia al tipo di evento e quindi alle caratteristiche tecniche della location – per esempio in termini di impianti audio e video, possibilità di gestire catering e intrattenimento e qualsiasi altra necessità – ma anche al prestigio e al tono dell’evento. Un evento formale di alto profilo, come una cena di gala, richiederà una location di grande prestigio, che dia agli ospiti la misura dell’importanza dell’occasione. La stessa location, per quanto bella, sarebbe totalmente inadatta e risulterebbe controproducente in un evento il cui scopo sia la socialità, come per esempio una cena di Natale aziendale o un team building che serva a rafforzare lo spirito di squadra fra colleghi.
Un aspetto critico nella scelta della location è sicuramente la stagionalità. L’influenza più ovvia della stagionalità sta certamente nella scelta fra location all’aperto e o al chiuso. Questo non vuol dire che non ci siano location che permettono di godere di splendidi giardini anche nella stagione invernale, ma naturalmente è molto più frequente che i grandi spazi all’aperto vengano prenotati in primavera o in estate. Spesso non è neanche un fatto di temperatura, ma di inclinazione: in inverno siamo tutti più abituati ad apprezzare il piacere di ritrovarci in un interno accogliente, magari con del cibo saporito e un buon bicchiere di vino, mentre d’estate stare al chiuso ci sembra quasi uno spreco e abbiamo il desiderio di godere della natura. Queste considerazioni di natura psicologica sono molto importanti quando si crea la formula per un evento.